Forschungsprojekt gewonnen – die Freude ist groß, jetzt geht es richtig los!
Lange wurde am Antrag gefeilt. Ziele, Innovationsfeld, Entwicklungsstand und Kompetenzen der Partner, Abgrenzung und Synergien zu bisherigen Projekten, Lösungs- und Strategieansätze, technische und wirtschaftliche Risiken und vieles mehr wurde akribisch beschrieben sowie ein detaillierter Budgetplan erstellt. Natürlich ist auch die sogenannte Öffentlichkeitsarbeit enthalten mit CD-Erstellung, einer Website und Messeauftritten: oft ungeliebtes „Beiwerk“, was aber enthalten sein muss – denn: ohne Kommunikation, kein Wissenstransfer.
Forschung bedeutet für die beteiligten Hochschulen wissenschaftliches Arbeiten und für die kooperierenden Unternehmen Ergebnistransfer in ihre Produkte, Technologien und Dienstleistungen. Im Rahmen des Projektes wollen sich alle Beteiligten auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
Mit diesem Beitrag möchten wir eine Hilfestellung geben, Marketing und Kommunikation für den Wissenstransfer bei Forschungsvorhaben strukturiert aufzustellen, denn diese gehören verständlicher Weise nicht zu den Hauptaufgaben im Projekt.
Die Basis: der Kommunikationsleitfaden
Das Fundament für erfolgreiche Kommunikation und nachhaltiges Marketing im Projekt ist ein Kommunikationsleitfaden. Dieser gliedert sich in folgende Punkte:
- Vision, Mission
- Erfolgsfaktoren der Kommunikation
- Ziele und Zielgruppen
- Inhalte der internen und externen Kommunikation
- Kommunikations- und Marketinginstrumente
Der Leitfaden beschreibt und regelt die gesamte strukturierte und kontinuierliche interne und externe Kommunikation transparent innerhalb des Projektes mit den entsprechenden Prozessen, Workflows und Organisationsmatrices. Als Bestandteile bzw. detaillierte Anlagen sollten Corporate-Design-Richtlinien und für aktive Partner in Verbundprojekten die Kommunikationsstandards enthalten sein.
Die Standards bringen Klarheit zu den Informations- und Kommunikationspflichten der Partner, Skizzen, Bewertungsmatrix, Controlling und geforderten Berichten. Das klingt im ersten Moment nach großem Aufwand, vereinfacht aber über die Laufzeit den Abstimmungsaufwand. So weiß jeder Partner, wie die Kommunikation funktioniert und was von ihm erwartet wird. Jeder hat einen Überblick darüber, wer was wann und wie macht. Als Basis dient die konkrete möglichst personifizierte Aufbau- und Ablauforganisation im Projekt.
Die Inhalte: Maßnahmen der internen und externen Kommunikation
Je größer das Projekt, also je mehr Partner am Forschungsverbund beteiligt sind, umso wichtiger ist die Aufstellung und Steuerung eines guten Fahrplanes für Marketing und Kommunikation durch einen Kommunikationsmanager.
Bestanteile der internen Kommunikation unter den Projektpartner sind:
- Kurzbeschreibungen der Teilprojekte
- Zwischen- und Abschlussberichte
- Controlling-Termine mit entsprechender Präsentation und Bewertungsschemata
- Befragungen und Evaluierung: Integration dialogorientierter Formate für Bottom-up-Kommunikation
- DSGVO-konforme Kontaktdatenverwaltung in einem CRM-System mit der ständigen Pflege aller Adressen und Zuständigkeiten
Zur externen Kommunikation für die forschungsinteressierte Öffentlichkeit zählen:
- Projektwebseite mit ständiger Aktualisierung
- Social-Media-Kanäle wie LinkedIn, XING, Twitter mit Redaktionsplanung, Kampagnen, und kontinuierlicher Follower-Gewinnung sowie Controlling
- Pressemitteilung für Fach- und Wirtschaftsmedien
- Newsletter und TopNews
- Projektveranstaltungen in Präsenz‑, Online- und Hybrid-Formaten
Die Projektwebseite – wichtiger Informationspunkt für alle Stakeholder
Die Projektwebseite ist ein wichtiger Anlaufpunkt für alle Akteure im Projekt, für Fördermittelgeber, Projektträger und die interessierte Öffentlichkeit.
Zur Erstellung der Webseite können folgende Schrittfolge als grobe Orientierung dienen:
- Anforderungsanalyse mit einer Testbefragung
- Erstellung des Konzeptes/Lastenheft: Festschreibung aller Bestandteile (Inhalte, Interaktionsformate, Vernetzungen etc.), Festlegung der Features und Funktionen, Visualisierung/Gestaltung
- Strukturfestlegung mit Verlinkungen intern und extern sowie zu den Social-Media-Kanälen
- Beschreibung der Inhaltselemente: Redaktion und Erstellung der Texte, Bilder, Tabellen, Formulare
- Kontinuierliche Pflege mit proaktiver Recherche und Einpflegen von Inhalten
Laufend Informiert – Stakeholder direkt mit einem Newsletter erreichen
Newsletter sind nicht nur im Endkundenbereich ein wirksames Werbemittel. Im Forschungsumfeld informieren sie zu Projektnews, tragen zum Dialog bei und leisten einen Beitrag zum ggf. gewünschten Wachstum des Konsortiums mit assoziierten Partnern.
Als Faustregel sollten Newsletter mindestens 3–4‑mal jährlich verschickt und die Projektpartner ins Boot geholt werden. Zur Umsetzung empfiehlt sich nachfolgende Schrittfolge:
- Festlegung einer inhaltlichen Struktur mit festen Rubriken
- Call-for-News an alle Partner ca. 4 Wochen vor Versand
- Texterstellung und Redaktion sowie Bildauswahl
- Technische Umsetzung und Versand über ein Newsletter-Tool mit entsprechendem Adressmanagement und Reporting
Rahmenvorlage für Ihren KommunikationsGuide
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Wenn Sie mehr über die praktische Umsetzung von Marketing & Kommunikation in Forschungsprojekten erfahren möchten, finden Sie auf unserer Webseite zwei Beispiele.
> Offenes branchenübergreifendes Technologiebündnis im Erzgebirge
> Interdisziplinäres Forschungsprojekt in der Textilindustrie
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