Wie beim Kochen: 10 Tipps für das perfekte Event-Rezept
Ein erfolgreiches Event ist wie ein gelungenes Gericht – ohne Rezept, frische Zutaten und das richtige Timing wird’s kein Gaumengenuss. Zwei Veranstaltungen in einer Woche mit insgesamt über 250 Gästen, 30 Referenten, fast 50 Ausstellern: der September war für uns bei P3N eine echte Feinschmecker-Herausforderung. Nach dem finalen SmartERZ-Bündnistreffen in Zwönitz und der Messe RESTEC in Freiberg hat sich wieder bestätigt, Events “kocht” man nicht nach Gefühl, sondern mit einem guten Rezept, Erfahrung, Kreativität und einer Prise Flexibilität.
Damit auch bei Ihnen das Veranstaltungsrezept gelingt, haben wir 10 Tipps zusammengestellt vom ersten Handgriff in der Vorbereitung bis zum Servieren des fertigen Gerichts für die Gäste.
Tipp 1 – Ziele klar definieren
Bevor die Planung beginnt, sollte klar sein, was die Veranstaltung erreichen soll. Wissen vermitteln? Netzwerke stärken? Projekte anstoßen? …
Gerade bei Events mit unterschiedlichen Akteuren – Referenten, Ausstellern, Förderpartnern, Gästen – hilft eine frühzeitige Zielklärung.
Sprechen Sie mit Vertretern aller Gruppen und werten Sie vorhandenes Feedback früherer Auflagen aus. So schaffen Sie ein gemeinsames Zielbild, das alle Planungen leitet.
Tipp 2 – Zeitplan & Regieplan geben Sicherheit
Als strategieliebende Marketingtyp3n bauen wir auf eine klare Struktur. In der frühen Phase erstellen wir eine Timeline mit allen organisatorischen und kommunikativen Meilensteinen und eindeutigen Verantwortlichkeiten:
- Wer ist für die Auswahl und Akquise der Referenten verantwortlich?
- Wer erstellt bis wann die Agenda?
- Wann startet wie die Anmeldungsphase?
- Wann gehen Pressemitteilungen raus?
- Wie sieht die Social Media Kommunikation aus?
- Bis wann müssen Präsentationen vorliegen?
- Wann endet die Ausstellerregistrierung?
- Wer ist für welche Technik zuständig?
- Wann ist die Catering-Bestellfrist?
- … und … und …
Für den Veranstaltungstag selbst ist ein Regieplan unerlässlich: Wer ist der Gesamtprojektleiter, wer aus dem Orga-Team ist wann wo zuständig, wann ist welches Element an der Reihe?
So läuft alles reibungslos ab, auch, wenn’s mal hektisch wird.
Tipp 3 – Kommunikation in Wellen planen
Eine Einladung reicht nicht — Praxisbeispiel RESTEC 2025:
- Vier E‑Mails an potenzielle Aussteller: Save-the-Date, Einladung, Reminder, Last Call
- Zwei Pressemitteilungen und zwei Newsletter
- 42 LinkedIn-Posts mit Aussteller- und Programminhalten sowie LinkedIn-Veranstaltung
- Persönliche Einladungen an VIPs wie Bürgermeister, Hochschulvertreter und Politiker
- Planen Sie Ihre Kommunikation in Etappen: Jeder Kommunikationskanal aktiviert andere Zielgruppen.
Tipp 4 – Puffer schaffen, um flexibel zu bleiben
Trotz bester Planung läuft nie alles nach Plan, aber in jedem Fall sicherer als ohne. Späte Anmeldungen, Absagen oder spontane Änderungen gehören dazu.
Zeitliche und organisatorische Puffer bewusst einplanen. Flexibilität in der Vorbereitung reduziert Stress und sorgt am Eventtag für mehr Gelassenheit.
Tipp 5 – Strukturierte Anmeldungen lohnen sich
Selbst bei kostenfreien Veranstaltungen ist eine Anmeldung für Gäste sehr sinnvoll. Sie schafft Verbindlichkeit und liefert wertvolle Daten für Nacharbeit.
Eine einfache, mobilfreundliche Online-Anmeldung mit Bestätigungsmail sorgt für Übersicht und vermittelt Professionalität.
Tipp 6 – Briefings: lieber einmal zu viel als zu wenig
Ein fehlendes Mikrofon oder ein nicht informierter Techniker kann den Ablauf schnell in Gefahr bringen.
Briefen Sie alle Beteiligten von Moderatoren bis Helferteam ausführlich und schriftlich. Kurze Info-Sheets oder gemeinsame Vorgespräche vermeiden Missverständnisse und schaffen für alle Beteiligten Sicherheit.
Tipp 7 – Feedback aktiv einholen
Nach der Veranstaltung/Messe ist vor der nächsten.
Holen Sie aktiv Feedback ein – bei Ausstellern, Gästen und Referenten. Eine kurze Umfrage oder E‑Mail reicht oft schon, um wertvolle Hinweise für künftige Planungen zu gewinnen und noch besser zu werden.
Tipp 8 – Nachbereitung gehört dazu
Dokumentation und Sichtbarkeit nach dem Event sind entscheidend.
Planen Sie schon vorab, wie Sie Fotos, Zitate und Eindrücke nutzen wollen, wie etwa für Website, Newsletter oder LinkedIn. Außerdem: Bedenken Sie in der Planung Verantwortlichkeiten für qualitativ hochwertige Fotos.
Ein Nachbericht hält die Aufmerksamkeit hoch und zeigt Professionalität gegenüber Partnern, Gästen und Förderern.
Tipp 9 – Akteure aktiv in die Kommunikation einbinden
Wenn Referenten, Aussteller oder Partner ihre Teilnahme selbst bewerben, vervielfacht das die Reichweite.
Stellen Sie Ihren Akteuren Textbausteine, Grafiken und Hashtags bereit. So erleichtern Sie das Teilen und sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild.
Tipp 10 – Logistik entscheidet über den Gesamteindruck
Technik, Beschilderung, Catering – viele kleine Dinge prägen den Gesamteindruck.
Machen Sie mindestens eine Vor-Ort-Begehung, testen Sie die Technik und definieren Sie klare Zuständigkeiten.
Ein eingespieltes Team und ein Plan B für Unvorhergesehenes sind Gold wert.
Fazit
Erfolgreiche Veranstaltungen entstehen nicht zufällig. Sie sind das Ergebnis aus klarer Strategie, strukturierter Planung und offener Kommunikation intern und extern für die Gäste. Das SmartERZ-Bündnistreffen und die RESTEC haben wieder gezeigt: Wer diese drei Elemente professionell kombiniert, schafft Veranstaltungen, die verbinden, begeistern und in Erinnerung bleiben.
Sie planen selbst ein Event? Ob Fachkonferenz, Netzwerktreffen oder Messe – wir unterstützen Sie vom Konzept, der Kommunikation über das Teilnehmermanagement bis zur Umsetzung vor Ort und Nachbereitung.
Wir freuen uns auf Ihren Kontakt und bringen unsere jahrelange Erfahrung auch gerne in Ihr Projekt ein.
Foto: Dirk Rückschloss
